Como la gran mayoría, cuando uno se pone a organizar cualquier tipo de evento, quiere que éste sea fantástico, diferente, divertido, inolvidable… pero la gran pregunta es, ¿cómo garantizar el éxito en tu evento? ¿qué puedes hacer?

Para conseguirlo, te voy a dar los 10 pasos para que a partir de ahora organizar tu evento sea más fácil (evento social, sea el que sea) y además te ayude a conseguir que sea todo fantástico.

1. Define qué tipo de evento quieres conseguir

Seguro que tienes alguna idea de qué quieres lograr con ello, por ejemplo, que tus amigos se sorprendan de lo bonito que ha quedado todo, o que todos se lo pasen super bien. Sea lo que sea la idea que tienes en tu cabeza, empieza ya tu proceso para conseguir que todo sea así. Establécete unos objetivos, trabajos que debes ir haciendo, los cuales tienes que ir cumpliendo para llegar a alcanzar tu meta, el evento final.

2. Elige lugar, día y hora

Es importante que el lugar sea acorde con el tipo de evento y el tipo de estilo que quieres para tu evento, además, el día y la hora serán puntos clave para garantizar la asistencia o no de tus invitados. Piensa que para que tu evento tenga éxito, tus invitados también tienen que poder asistir. No sirve de nada un súper evento sin invitados.

3. Descárgate Pinterest

¿Conoces Pinterest? Por si no lo conoces, te cuento un poco. Se trata de una red social creada especialmente para servir como fuente de inspiración e ideas que te van apareciendo a modo de fotografías. Además, tu mismo puedes ir creando tus tableros con las temáticas que te interesen, por ejemplo, quiero organizar un 50 aniversario por todo lo alto, entonces, busco ideas de 50 aniversarios, y te aseguro, que google no supera la cantidad de ideas que puedes extraer de Pinterest. Además, continuamente aparecen nuevas ideas, nuevas decoraciones, nuevas inspiraciones,..

4. Crea tu marca

Muchos pensaréis ¿marca? ¡pero si no voy a crear una empresa! Lo sé, no me refiero a marca como tal, sino a algún diseño, logotipo, número, o cualquier logo personalizado, que permita identificar a todos los pequeños o grandes detalles que vayas introduciendo en tu evento. Si seguimos con el ejemplo anterior del 50 aniversario, su marca podría ser los números ’50’, en una boda, podría ser un diseño con el nombre de los novios y la fecha, por ejemplo, y así, infinidad de opciones.

5. Sigue una misma línea en todo el evento

Me refiero, a seguir un mismo estilo, unos mismos colores, que se cree un mismo ambiente en todos los diferentes espacios de un evento. No pongas, por ejemplo, una zona photocall muy campestre y a pocos metros una mesa dulce decorada de la guerra de las galaxias. Es decir, que todo vaya relacionado.

Recomendacion: Nunca más de un estilo en el mismo evento, nunca más de 3 colores para la decoración. Suele resultar excesivo, a no ser que se realice adrede para llamar la atención, como en la fiesta del orgullo gay, por ejemplo.

6. Planifica absolutamente todo

Algunos estudios determinan que más de un 50% del éxito en los eventos se alcanza cuando éste ha sido planificado hasta el mínimo detalle. Entonces, ¿a qué esperas? ¡Ponte manos a la obra y piensa en todo! Desde el color de las servilletas, hasta la forma en la que debes colocarlas para que no se vuelen, en el caso de que se encuentren en el exterior y haga viento, de forma bonita, claro.

7. Fomenta el networking, que los invitados interactúen entre sí

El termino de networking en sí, se refiere a la colaboración entre empresas, empresarios o emprendedores para crear una red de trabajo y entre ellos fomentar las diferentes oportunidades de negocio y darse a conocer entre sí. Me ha parecido apropiado introducirlo aquí, ya que es importante que en cualquier evento que organices, todos estén con todos y no se creen los famosos grupitos de amigos, que al final parece que cada uno ha vivido un evento distinto y dónde el anfitrión u organizador se tiene que ir moviendo entre unos y otros. ¿Cómo fomentarlo? Si tienes la oportunidad y tienes que servir comida, montar un aperitivo o cena de finger food. Particularmente creo que es mucho más entretenido que sentar a todo el mundo en mesas largas donde al final acabas sentado y hablando con los que tienes alrededor.

8. Invita y confirma las invitaciones

No te limites a invitar y no saber si vendrán o no, ya que probablemente luego tú prepares comida para todos y probablemente solo aparezcan la mitad a tu evento.

9. Timing – cronograma

Siéntate a pensar qué quieres que ocurra en cada momento, los tiempos que te llevará cada montaje o desmontaje, y en qué momento quieres que ocurran determinadas situaciones, como entregar un regalo, o soplar las velas, por ejemplo. Te ayudará a que todo transcurra de manera mucho más ordenado.

10. Redes Sociales

Actualmente son muchas las personas que viven e incluso trabajan a diario con las redes sociales, además, son un gran recurso no únicamente para invitar y dar a conocer eventos públicos, como puede ser el caso de una inauguración de un local, sino que es muy guay, poder fomentar un #hashtag de tu evento y luego, gracias a él, ¡podrás reunir las fotos de todos tus amigos!

Espero que os pueda servir de ayuda.

Lorena.

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